full-time/part-time: full-part-time 
location: Frankfurt am Main 
preferred-entry-date: Nächstmöglich Die IHK Frankfurt am Main ist ein Selbstverwaltungsorgan der regionalen Wirtschaft der Stadt Frankfurt am Main, des Hochtaunus- und des Main-Taunus-Kreises. Sie vertritt die Interessen der gewerblichen Unternehmen, berät die öffentlichen Verwaltungen, die Kommunen und die Landesregierung und ist Meinungsführer in allen wirtschaftlichen und wirtschaftspolitischen Fragen ihres Bezirks. Ihre Zuständigkeit reicht von der kaufmännischen und gewerblichen Berufsaus- und Weiterbildung bis zur individuellen Firmenbetreuung. Für ihre Mitgliedsunternehmen hält die IHK ein vielseitiges Dienstleistungsangebot bereit. Mit 220 hauptamtlichen Mitarbeitern gehört die IHK Frankfurt am Main zu den großen Industrie- und Handelskammern in Deutschland.
Für unser Geschäftsfeld Aus- und Weiterbildung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz/Sachbearbeiter (m/w/d)
Welche Aufgaben kommen auf Sie zu?
Bereich Sekretariat Team technische Prüfungen
- Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen/Besprechungen; Schreiben von Protokollen, Raumbuchungen bei Veranstaltungen und Organisation des Caterings
- Fristgerechte Bestellung von Prüfungsaufgaben in der Ausbildung nach Rücksprache mit den Sachbearbeitern/-innen
- Beschaffen und Verwalten des Büromaterials
- Postverteilung, Dienstreiseanträge etc.
- Pflege der Internetseiten des Referats in Zusammenarbeit mit den Sekretariaten des Geschäftsfeldes
Bereich Koordination von Prüfungen
- Organisation, Durchführung und Nachbereitung der schriftlichen, praktischen und mündlichen Prüfungen Berufskraftfahrer, Industrieelektriker, Fachkraft für Metalltechnik, Produktionsfachkraft Chemie, Chemielaborjungwerker unter Anwendung der IHK-eigenen Software
- Kommunikation mit den Prüfern
- Informationen zu technischen Prüfungen an Firmen, Prüflinge, Prüfer, Lehrgangsanbieter
- Eintragung, Änderung und Löschung von externen Prüflingen
- Erstellung von Zweitschriften
- Pflege der Prüferdaten, Bearbeitung von Prüferentschädigungen
- Vorbereitung von Prüferberufungen und -entlastungen
- Organisation und Mitwirkung bei Prüferinformationen, Erstellung von Informationsmaterialien
- Zuarbeit für Statistiken
- Rechnungsstellung
Bereich Aufgabenarchiv
- Kontrolle der eingehenden Packstücke/Prüfungsaufgaben nach den Vorgaben der Geheimhaltungsrichtlinie
- Einlagern der Aufgabensätze der technischen Zwischen- und Abschlussprüfungen, Archivierung der Handsätze
- Versand von Prüfungsaufgaben
- Archivierung der nicht verbrauchten Prüfungsaufgaben
- Sonderaufgaben nach Weisung der disziplinarischen Vorgesetzten
Was sollten Sie mitbringen?
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Mehrjährige Berufserfahrung in der Sekretariatsarbeit
- Gute EDV-Kenntnisse: MS-Office, den IHK eigenen Softwarepaketen sowie Kenntnisse bei Internetrecherchen
- Fähigkeit zur Teamarbeit
- Kommunikationsfähigkeit und Kooperationsbereitschaft
- Organisatorisches Geschick, Flexibilität, hohe Belastbarkeit
- Zuverlässigkeit und Diskretion
Was bieten wir Ihnen?
- Einen Arbeitsplatz im Herzen von Frankfurt.
- Das Deutschlandticket, das derzeit komplett von der IHK übernommen wird, die Möglichkeit des Fahrradleasings sowie eine Vielzahl von Fitnessangebote über Wellpass.
- Neben einem leistungsgerechten Gehalt eine Vielzahl zusätzlicher Leistungen wie z. B. eine Gruppenunfallversicherung, vermögenswirksame Leistungen, Freistellungen für Ehrenamt, Sonderurlaube bei besonderen Ereignissen oder Zuschüsse zur Kinderbetreuung.
- Flexible Arbeitszeitmodelle und eine – in Abstimmung mit dem Geschäftsfeld –großzügige Gleitzeitregelung sowie die Möglichkeit, mobil zu arbeiten.
- Eine Kantine, die montags bis donnerstags leckere Gerichte serviert – für Mitarbeitende bezuschusst.
Es handelt sich um eine unbefristete Stelle in Vollzeit, die auch in Teilzeit zu besetzen ist.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich jetzt online.